Ved anskaffelse av, og før en ny digitale tjeneste kan tas i bruk i undervisningen av elevene, skal det gjennomføres en vurdering av pedagogisk nytte, personvern, informasjonssikkerhet, universell utforming, økonomi og juridiske forhold. For alle tjenester skal det også gjennomføres en ROS-analyse.
Tjenesten skal ikke tas i bruk før kommunen har vurdert at den oppfyller kravene i opplæringsloven, personvernregelverket og kommunens/ROR-IKT sine egne krav til informasjonssikkerhet.
Alle digitale tjenester som brukes i skolene danner en portefølje. Denne skal være mest mulig stabil, men det både legges til og fjernes tjenester her. I tillegg til å legge til godkjente tjenester, går en gjennom denne porteføljen hvert år med skolene og fjerner tjenester som det ikke lenger er behov for, eller som ikke lenger oppfyller kravene for bruk av digitale tjenester i skolen.
Ønsker du en ny app eller digital tjeneste?
Alle nye apper, programmer og digitale tjenester som skal brukes i skolen, må vurderes og godkjennes før de tas i bruk. Her finner du informasjon om hvordan du går fram og hva som skjer med ønsket ditt:
Den digitale skolen - ny app eller tjeneste
Ta først opp ønsket med skolens IKT-kontakt og rektor. Sammen vurderer dere behovet og om det allerede finnes en godkjent tjeneste som dekker det samme behovet.
Dere bør blant annet se på:
- hvilket behov tjenesten skal dekke
- om kommunen allerede har en tjeneste som dekker behovet
- hvem som skal bruke tjenesten
- eventuell aldersgrense
- personvern og behandling av personopplysninger
Det er kun rektor som skal registrere ønsket. Innmeldingen skal være basert på en vurdering sammen med IKT-kontakt og den eller de ansatte som har meldt behovet.
Saken blir tildelt en IKT-konsulent som gjennomfører en innledende vurdering etter KS sin standard.
Dersom tjenesten ikke er vurdert tidligere, tas saken videre til tjenestegruppa Digitale læringsressurser.
Dersom tjenesten går videre etter den innledende vurderingen, vurderes blant annet:
- krav til universell utforming (UU)
- risiko og personvern (ROS og eventuell DPIA)
- databehandleravtale
- behandlingsprotokoll
- tekniske forhold i ROR-IKT sine systemer
IKT-konsulent har ansvar for å følge opp vurderingene. ROR-IKT gjennomfører nødvendig teknisk kontroll etter bestilling.
Nei. Nye apper, programmer og digitale tjenester skal ikke tas i bruk før de nødvendige vurderingene er gjennomført og tjenesten er godkjent.
En tjeneste som ikke oppfyller nødvendige krav, blir ikke godkjent for bruk. Innmelder får informasjon om utfallet og begrunnelse ved avslag.
Vurdering av nye digitale tjenester kan være omfattende og ta tid.
Som hovedregel behandles ønsker som kommer inn i løpet av skoleåret med sikte på at godkjente tjenester kan inngå i porteføljen fra neste skoleår. Behov som haster kan prioriteres særskilt. Det er derfor viktig å beskrive dette tydelig i innmeldingen.
Ja. Innmelder får tilbakemelding underveis i prosessen og beskjed når saken er ferdig behandlet.
Nei. Ønsker som sendes inn på andre måter enn gjennom denne rutinen, blir ikke behandlet. Rektor skal registrere ønsket i Pureservice.
Rektor: Meld inn ønske om nytt digitalt verktøy her